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Porque você necessita de um Software de gestão empresarial para sua transportadora?

Como gerar mais resultados na sua transportadora!

Pega uma xícara de café, ou melhor, um copão grande e uma garrafa de café; ou um chimarrão forte, porque nós vamos conversar do que nós e você gostamos. Transportes e gestão de frota! Vamos la?

Os sistemas ou comumente conhecidos softwares de gestão empresarial para transportadoras são ferramentas essenciais para o sucesso e crescimento de empresas do setor.

Eles permitem que as empresas gerenciem suas operações de forma mais eficiente, aumentem a produtividade e reduzam os custos operacionais.

Além disso, eles fornecem informações valiosas sobre a operação, permitindo que os gerentes tomem decisões informadas e estratégicas.

Gestão da transportadora

Gerenciar uma transportadora nunca foi tarefa fácil. Isto envolve uma série de desafios e complexidades. A operação envolve a gestão de frota, motoristas, rotas, horários, manutenção de veículos, gestão de estoque, insumos, seguros, documentos e muito mais. Além disso, a operação deve cumprir com uma série de regulamentos, documentos, controles e demonstrativos conforme a legislação (que mudam todo dia),  para garantir a segurança dos motoristas, cargas e passageiros, bem como a conformidade com as normas de trânsito.

Para que serve o software de gestão numa transportadora?

Os softwares de gestão empresarial para transportadoras são desenvolvidos para apoiar as empresas a gerenciar seus desafios de forma mais eficiente e gerar resultados positivos. Eles permitem que as empresas monitorem e gerenciem sua frota, programem rotas, gerenciem horários e manutenção de veículos, controlem o estoque, gerenciem as finanças, recursos humanos e muito mais. Isso resulta em uma operação mais eficiente e rentável, reduzindo custos e aumentando a produtividade e dando o controle necessário dos processos. Com um software de gestão, você consegue delegar muito mais atividades e com muito maior controle.

O Setor de transportes e seus segmentos

Os softwares de gestão empresarial para transportadoras vêm com uma variedade de recursos projetados para atender às necessidades específicas do setor. E mesmo no setor de transportes, há subsetores que operam de formas distintas. Por exemplo: a operação de uma transportadora privada é muito diferente de uma Cooperativa de transportes.  E há vários subsetores no segmento de transportes, mas vamos falar mais sobre isto, ainda neste artigo, mas um pouco depois, por agora, vamos entender algumas coisas que parecem óbvias, mas não são tanto assim.

Principais recursos que um software de transportes precisa ter

Gerenciamento de frota

Os softwares de gestão empresarial para transportadoras permitem que as empresas monitorem e gerenciem sua frota de veículos de forma eficiente e minimizem os erros e maximizem os acertos. Isso inclui informações sobre manutenção de veículos, quilometragem percorrida, consumo de combustível, entre outros.

A receita da operação é conhecida de todos e é praticada. Os problemas são as exceções. E é exatamente ai, que um software de gestão para transportes tem função magnífica, ou seja, vai além de simplesmente mecanizar processos manuais.

Por que no geral, tem maior sucesso no setor de operadores de transportes quem erra menos no dia a dia

 

Gerenciamento de Rotação de Pneus

Um dos insumos mais caros da operação de transportes, ao lado do diesel, são os pneus. E necessitam portanto, de uma atenção redobrada para que o lucro não vá pelo ralo.

Um software de gestão de transpores tem a obrigação mínima de prover uma rotina de  gestão eficaz para os gestores  e gerentes de frotas.

A rotação de pneus é uma prática importante para aumentar a vida útil dos pneus e manter o desempenho e segurança dos caminhões da frota. Aqui estão algumas dicas sobre como fazer a rotação de pneus da sua frota de caminhões:

Porque preciso de uma software de gestão para transportes que me apoie com um módulo de rotação de pneus?

Conhecer  e gerenciar a programação de rotação recomendada pelo fabricante dos pneus e dos veículos é essencial: Cada fabricante de pneus combinada com o fabricante de veículo, pode ter uma programação de rotação específica. Por isso é importante consultar o manual do fabricante e nutrir seu software de gestão empresarial para transportadora, com estes dados corretamente.

A rotação pode variar, conforme modelo, estrada, tipo de carga e até como um motorista opera o veículo. Com as estatísticas geradas pelo software de gestão da transportadora, através deste módulo de rotação de pneus, em poucos meses, esta realidade se torna conhecida (ou através da telemetria).

E se a transportadora já utiliza sistemas de telemetria (se você não sabe o que é veja o vídeo acima),  os dados são ainda mais precisos. E o software de gestão de transportes conectado a estes dados espelharão muito mais precisão, também na rotação de pneus.

Mas se sua transportadora não utiliza um sistema de telemetria, não tem problemas, alimente os dados manualmente. O importante é nutrir o seu software de gestão de transportes com o que obter de dados em:

  1. Verifique as condições dos pneus: Antes de fazer a rotação, verifique as condições dos pneus. Os pneus com desgaste irregular ou danos, como bolhas ou rasgos, não devem ser incluídos na rotação e devem ser substituídos imediatamente. Aponte isto no seu software para gerar as estatísticas que já falamos e irá lhe dar dados preciosos para conhecer como sua frota, motorista e seus veículos estão de desempenho. Em poucos meses, você poderá enxergar a necessidades de trocar veículos, carretas, marcas de pneus (as vezes um mais caro sai muito mais barato) e se precisar trocar operadores e até motoristas, desalinhados com suas necessidades. Para isto servem os dados que se tornam informações. Está começando a entender porque um software de gestão de transportes é essencial? Espero que sim! Vamos aproveitar seu ânimo em ler e organizar tudo que você já sabe e andar mais, vamos lá!
  2. Verifique a pressão dos pneus: A pressão correta dos pneus é importante para o desempenho e a segurança dos caminhões. Certifique-se de verificar a pressão dos pneus antes e depois da rotação. Parece bobo e simples né? Mas você sabe que não é! A operação do dia a dia nos engole. E até o treinamento dos motoristas e operadores neste item podem não serem claros. Ai entra um outro módulo do software de transportes, que é gestão e autoavaliação dos colaboradores que vamos falar mais tarde também. Por hora vamos focar um pouco mais aqui na gestão da frota. Porque não sei você, mas nós que também operamos no transportes além de fazermos softwares há mais de 35 anos no Brasil e EUA, amamos este dia a dia da operação de transportes. Será que é por isto que nós entendemos bem suas dores e sabemos como resolvê-las?
  3. Escolha o padrão de rotação de pneus, correto: Existem vários padrões de rotação, mas o mais comum é o padrão cruzado. Nesse padrão, os pneus dianteiros são trocados pelos pneus traseiros opostos. Por exemplo, o pneu dianteiro esquerdo é trocado pelo pneu traseiro direito, e o pneu dianteiro direito é trocado pelo pneu traseiro esquerdo. Mas isto você já sabia né? Mas tem uns companheiros novatos no setor que não sabem! Acredita nisto? Por isto nós colocamos isto aqui. Complete nos comentários para gente, para que outros colegas fazerem aquilo que você também aprendeu ai? Por favor.
  4. Faça a rotação: Com as ferramentas adequadas, levante o caminhão e remova os pneus. Coloque os pneus de acordo com o padrão de rotação escolhido e indicado pelo fabricante de seus veículos. E novamente, verifique a pressão dos pneus e certifique-se seus operadores e motoristas sabem bem qual é.  Tenha certeza que há identificação disto, onde seu motorista consiga bater o olho e ver sem muito esforço, qual é a calibragem correta. Dica: não adianta muita coisa escrever isto num item de um manual de operação do veículo, no meio de um monte de outras coisas, o dia a dia e a estrada, como você sabe, não permite tempo para ficar lendo letrinhas de manuais. Uma alternativa é colocar no aplicativo do motorista, onde ele informa a placa do veículo ou até mesmo o número de fogo do pneu e a resposta está ali na palma da mão. A gente vai falar do aplicativo mobile mais para frente também. Vamos seguir.
  5. Monitore o desgaste dos pneus: Após a rotação, monitore o desgaste dos pneus regularmente para detectar problemas ou desgaste irregular.  É! Você também já sabe, que problemas com pneus até novos ocorrem e cada hora de um jeito. A gente conhece bem isto, lembre-se, também somos operadores de transportes. Então, o registro disto é essencial, para analisarmos fabricantes, modelos, onde ocorrem, qual motorista, tipos de cargas, qual motorista e outras variáveis que você acredita ser importante. Com um histórico bem completo no nosso software de gestão de transportes, podemos mitigar (minimizar) o máximo estes custos que roubam nosso lucro.

Lembre-se de que a rotação de pneus é apenas uma das medidas para garantir a manutenção adequada da frota de caminhões. É importante também realizar outras práticas de manutenção preventiva dos veículos, fazer a correta lubrificações dos veículos,  como alinhamento e balanceamento de rodas, troca de óleo, substituição de filtros e inspeção-geral dos veículos. Mas falaremos mais tarde destes itens também. Vamos seguir, que tem muita coisa boa ai para baixo, para gente conversar ainda.

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    ABASTECIMENTO INTERNO – BOMBA DE COMBUSTÍVEL PRÓPRIA (OU ALUGADA)?

    Um software de gestão de transportes tem a obrigação mínima de oferecer nativamente, a integração com sua bomba de combustível interna, se você optar por esta modalidade. A função deste módulo do software de gestão é tornar a operação de abastecimento simples. E captando automaticamente os dados do encerrante, garantindo acurácia (precisão) e confiabilidade nos dados que ser tornarão informações essenciais para a tomada de decisão.

    Resolvemos tratar deste assunto aqui, porque somos também especialistas em software de gestão para cooperativas de transportes e isto há mais de 35 anos. E em cooperativas de transportes, ter bomba de combustível interna é básico para baratear, simplificar o abastecimento e a operação dos cooperadores (associados) que se unem para gerar força no tráfego operacional e otimizar resultados. E pode ser que lhe ajude a tomar a decisão de também ter uma bomba de abastecimento interna para seus veículos e toda a frota.

    Quais vantagens do abastecimento com bomba de óleo diesel dentro da sua transportadora?

    O abastecimento com bomba de óleo diesel dentro da sua transportadora pode trazer várias vantagens significativas, tais como:

    Economia de tempo: Abastecer os veículos em um posto de combustível pode tomar tempo, especialmente se houver filas. Com uma bomba de diesel dentro da sua transportadora, o processo de abastecimento pode ser realizado de forma mais rápida e eficiente, poupando tempo e recursos da sua empresa. Além de você ter seu próprio horário e dias para fazer isto, sem depender de terceiros.

    Controle de qualidade: Uma bomba de diesel dentro da transportadora pode permitir que a empresa tenha mais controle sobre a qualidade do combustível. A qualidade do combustível é crítica para garantir o bom desempenho dos veículos e a longevidade do motor. Com uma bomba de diesel dentro da empresa, é possível monitorar e controlar a qualidade do combustível, evitando problemas com misturas inadequadas ou até combustível adulterado.

    Redução de custos: Uma bomba de diesel dentro da sua transportadora pode ajudar a reduzir os custos com combustível, uma vez que a empresa pode adquirir combustível em grandes quantidades e negociar melhores preços com os fornecedores. Além disso, ao abastecer internamente, é possível controlar o consumo de combustível e identificar oportunidades de redução de desperdício.

    Maior segurança: Abastecer os veículos internamente com uma bomba de diesel pode ser uma opção mais segura do que abastecer em um posto de combustível. Isso porque as operações são realizadas dentro da transportadora, onde há menos chances de roubos ou acidentes.

    Controle de estoque: Com uma bomba de diesel dentro da empresa, é possível controlar o estoque de combustível com mais precisão. A empresa pode monitorar a quantidade de combustível que está sendo consumido pelos veículos, evitando a falta de combustível e garantindo que sempre haja combustível disponível para atender a demanda.

    Em suma,  o abastecimento com bomba de óleo diesel dentro da sua transportadora pode trazer várias vantagens, como economia de tempo, controle de qualidade, redução de custos, maior segurança e controle de estoque.  Mas, a  decisão de ter ou não uma bomba de abastecimento de combustíveis dentro da sua transportadora, vai muito além destes poucos itens que citamos e principalmente sua experiência, negociação com fornecedores e demanda.

    Mas pense nisto, pode ser um item importante para ajustar resultados negativos e alavancar um ponto de equilibrio positivo contínuo na sua transportadora. Mais abaixo, vamos falar de gestão de custos  na transportadora e  temos uma aula do Professor Roger Maia, sobre Ponto de Equilíbrio, para entender esta “coisa” sem complicação e colocar em prática ainda hoje. Aguenta aí!

    Tudo neste artigo foi pensando em  contribuir para a melhoria da eficiência e rentabilidade da sua transportadora, continue lendo que têm ‘pérolas’ e gratuitas aqui.

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      MANUTENÇÃO DA FROTA

      Um software de gestão de transportes, pode oferecer também um módulo de manutenção de frota que é  uma ferramenta extraordinária, usada para gerenciar o processo de manutenção de veículos e equipamentos envolvidos na operação de transportes.

      Geralmente o software gestão de transportes, oferece recursos como programação de manutenção preventiva, gerenciamento de ordens de serviços, rastreamento de peças e inventário, controle de custos e geração de relatórios.

      Essa ferramenta é útil para empresas que possuem uma frota de veículos e precisam garantir que esses veículos estejam sempre em boas condições, operando em segurança, dentro das normas da legislação, local e federal; reduzindo assim os custos de manutenção e aumentando a eficiência e eficácia da frota de caminhões.

      Alguns dos principais recursos oferecidos são:

        • Programação de manutenção preventiva (prevista no manual do fabricante e conforme cada veículo): permite agendar e acompanhar as manutenções preventivas dos veículos, com base em critérios como tempo ou quilometragem percorrida.
        • Registro de manutenção corretiva: possibilita registrar e gerenciar as manutenções corretivas realizadas nos veículos, permitindo o acompanhamento de históricos de manutenção. Isto irá gerar um banco de dados fantástico para analisar o processo de compra de novos equipamentos, mão de obra empregada e dados da operação. Ou seja, não permitir que continue a operação com equipamentos de baixa rentabilidade e com mão de obra com necessidades de treinamentos ou até mesmo ser substituída.
        • Controle de peças, insumos e estoque: permite o controle de estoque de peças, insumos e materiais necessários para a manutenção dos veículos, gerenciando a reposição de peças e materiais. Este controle vai muito além de quantitativo, e sim fornecendo dados para compras em volumes maiores, programar compras casadas, melhorar o prazo de pagamento e casar liquidez do negócio; ou seja, compras com vencimentos nos dias que têm de fato entradas de recursos financeiros (recebimentos) no financeiro. Isto é essencial para evitar que o Departamento Financeiro tenha que buscar empréstimos de terceiros, bancos ou usar cheque especial, simplesmente porque o setor de compras, não casou alguns dias a mais com o fornecedor das compras. Algo que com certeza qualquer fornecedor concede para compras recorrentes. Entendeu de novo, como um software de gestão de transporte pode de verdade,  lhe dar lucro evitando despesas desnecessárias? É o tal “quem tem informação tem poder“, e tem mesmo né? Veja este vídeo abaixo para entender bem isto que falamos. É rapidinho, um minutinho:

      • Gestão e inspeção de fornecedores: possibilita gerenciar fornecedores de peças e serviços de manutenção, permitindo avaliar a qualidade dos serviços prestados e comparar preços, prazos e nível de atendimento. Bem como valorizar também os fornecedores parceiros que estão de fato conosco no dia a dia. E tem que você sabe que tem! Precisamos dizer obrigado a eles também. E fazer isto tendo informação e sem ser permissivos com a baixa qualidade;  é o ideal.
      • KPI’s e Análise de desempenho: permite monitorar o desempenho dos veículos e identificar problemas que possam estar afetando a eficiência e o desempenho da frota. Nós falamos no início que gerenciar uma transportadora nunca foi tarefa fácil, pois,  envolve uma série de desafios e complexidades; lembra-se?  E agora depois desta prosa longa nossa, não temos dúvidas né? E por isto, ter um módulo de gestão e apoio da manutenção da frota implantado e em constante processo de melhoria (PDCA) é uma benção daquelas milagrosas que nos desafoga no dia a dia.

      Mas sobre manutenção da frota, você também conhece bem e sabe como precisamos ficar de olho nos seus custos e problemas que nos causam. Mas faz parte do negócio, precisamos mitigá-los (minimizar) para reduzir os custos.

      Custos? Sim, este é nosso próximo assunto, vamos pegar o trecho?

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        GESTÃO DE CUSTOS NO TRANSPORTES

        Quais as vantagens de um software de gestão na apuração dos custos da minha transportadora?

        Se você não sabe para onde está indo, qualquer destino serve. Mas sabemos que não é assim nos negócios. Ou você tem bem definido onde quer chegar, como chegará e com uma gestão eficiente;  ou seu concorrente te engole muito rapidamente. E gerir custos não é opcional é extremante necessário.

        Mas antes da gente falar sobre isto, precisamos ter certeza que você entende o que é P.E. (Ponto de Equilíbrio). Se não entende bem, não se preocupe, abaixo lhe explicamos.

        Se já é sua “praia” , dá uma lida assim mesmo, para ver se seu conhecimento está atualizado. E se você puder contribua também com seus comentários neste artigo, Isto ajudará outros companheiros que lerão este artigo e seus comentários. Desde já lhe agradecemos muito por colaborar, porque conhecimento que a gente não compartilha e pratica se deteriora, não é mesmo? Vamos lá?

        Sem um PONTO DE EQUILÍBRIO você está no escuro!

        P.E. Ponto de Equilíbrio

        O Ponto de Equilíbrio é o principal índice que você como administrador tem que estar de olho, para de fato poder agir. Sem ele você não governa sua empresa, ela que irá lhe governar e mal!

        Chega de fórmulas mágicas e sopa de letrinhas para lhe explicar o que é PONTO DE EQUILÍBRIO.

        Aprenda sem rodeios e sem fórmulas complicadas o que é o PE – Ponto de Equilíbrio, implemente-o na sua empresa, aja, tome as medidas necessárias com antecedência dos fatos, para que sua empresa seja lucrativa e perpetue pelos anos: Vamos lá!

        PE : Ponto de Equilíbrio = Faturamento / Custos

        • PE < 1 ==> Prejuízo
        • PE = 1 ==> Equilíbrio, nem prejuízo, nem lucro. Mas está estagnada, não cresce.
        • PE > 1 ==> Lucro, crescendo e poderá investir no futuro, garantindo sua perpetuação

        A MAGIA DO PONTO DE EQUILÍBRIO

        Mas há uma mágica no Ponto de Equilíbrio, que se você não souber fazê-la, ele não serve para nada. E é bem simples, mas difícil de implementar, mas vale a pena, veja:

        O Ponto de Equilíbrio tem que estar pronto antes do mês começar, aqui na Vilesoft, todo dia 20 de cada mês já está pronto.  Se você sabe o resultado do mês seguinte com dez dias antes dele começar, você tem muito tempo para agir e reverter um resultado negativo ou resultado nulo.

        Mas se for feito durante ou após o mês já começado, você não pode fazer mais nada, ou pouca coisa. Pois é muito difícil senão impossível “trocar o pneu do carro enquanto ele está andando”.

        PLANO NÃO É PROFECIA

        Repetimos isto aqui: Plano não é profecia. Nunca acredite que a execução vai ser exatamente o planejado. As variáveis processos, máquinas, procedimentos, tecnologia e principalmente as pessoas mudam a todo instante.

        Assim sendo, tenha em mente que  o Ponto de Equilíbrio é a ferramenta do planejamento financeiro. Ela é excelente,  mas  sem uma DRE Financeira (leia também este artigo se você não sabe o que é uma DRE financeira, que é diferente de DRE, somente) que tenha condições para medir os resultados que  ocorrerão, assim que começar a realização diária do mês seguinte,   mensurar a operação planejada do dia a dia, checar os resultados reais, que podem não ser o que foi projetado; nosso Ponto de Equilíbrio pode ser frustrado.

        Então é essencial que você tenha uma DRE de curto prazo, de um dia ou uma semana de operação, por exemplo. E esta frequência  variará conforme a natureza do seu negócio; para mensurar e ir ajustando o curso do previsto x realizado, para que os resultados idealizados no Ponto de Equilíbrio, sejam de fato alcançados.

        Use os KPI’s (indicadores de resultados) para construir sua DRE e garantir que seu trabalho mensal de gestão seja um PROJETO.  Isto deve ser o único objetivo de um administrador, CEO, dono, ou qualquer outro nome que se dá para o gestor que gerencia uma empresa.

        Pois, todo funcionário contratado, todo material e equipamento adquirido, todo caminhão, toda ferramenta, cada pneu, cada litro de diesel, todo trabalho realizado, todo desconto concedido a um cliente, toda feira que irá participar, cada centavo que vai gastar em publicidade; deve ter como meta atingir o Ponto de Equilíbrio.

        QUEM TEM INFORMAÇÃO TEM PODER

        Já dissemos isto acima para você! Tratando sua função de administrador com um projeto real, você saberá sem pestanejar ou estar em dúvidas, toda e qualquer ação que precisar tomar na sua empresa. Desde contratar mais uma pessoa até quanto vale sua empresa no mercado, as informações que você tem no Ponto de Equilíbrio e na DRE Financeira, vão te responder.

        Ufa! Deu para ver que vale a pena o trabalho? Pois, acredito que resolverá e responderá as grandes questões que nós administradores temos todos os dias, em ter que priorizar tudo que é sempre gritante como o mais importante.

        A resposta então é, trate seu trabalho de gestor como um Projeto Mensal, e como todo projeto é essencial que ele tenha  início, meio e fim. Caso contrário virará ‘novela’ e só papelada inútil. Ou seja, todo mês você como administrador tem um projeto bem definido na estrutura seguinte:

        • Início:  Elaborar o Ponto de Equilíbrio – tem que estar pronto até no máximo dia 20 de cada mês
        • Meio:  Aplicação dos KPI’s para alimentar a DRE Financeira periódica  – no mínimo diariamente
        • Fim:  Concluir o projeto, fechando a DRE financeira do mês executado – até no máximo dia 05 de cada mês

        Não brinque com estas fases, só o Ponto de Equilíbrio, lindo, perfeito não basta. E como sempre temos dito:

        Dinheiro não aceita desaforo, ele lhe joga no chão sem fazer força.

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          ONDE ENTRA O SOFTWARE DE GESTÃO DA TRANSPORTADORA NOS CUSTOS?

          Em tudo, como você já percebeu. Ter um bom software de gestão empresarial para transportes, que doravante vamos chamar somente de ERP,  lhe ajudará  muito a obter os dados dos custos: despesas previstas, despesas estimadas e irá lhe fornecer com maior acurácia, uma previsão do faturamento bem próxima do que será realizado.

          Isto porque um ERP considera o histórico e pode fazer projeções com muita rapidez. Pois, são apenas resultados de cálculos de dados diários, que já são imputados e processados pelos departamentos da empresa, que agora estão integrados no software de gestão empresarial.

          O ERP também facilitará significativamente para implantar e gerenciar seus KPI’s. E gerará as DRE’s financeiras instantaneamente para acompanhar o previsto x realizado.

          Mas se você ainda não tem um software de gestão, vai dar um pouco mais de trabalho, mas ainda assim é importante e será possível calcular o PONTO DE EQUILÍBRIO.

          Mas atualmente um ERP para transportes, conhecido também como TMS é muito barato, perto dos benefícios imediatos que ele gera, como já vimos.

          Se sua empresa ainda não tem um, ou usa planilhas de excel ou sistemas isolados e simples; fale conosco, que vamos dar um jeito de encaixar dentro do seu orçamento e você ter resultados. Se não tiver resultados você não paga, pronto! O que você tem a perder?

          Fale conosco já! Ligue grátis de qualquer lugar do Brasil 0800 012 5000 ou preencha o formulario abaixo, que nós faremos uma demonstração como muito compromisso sim, com você!

          E seu tamanho, quantos caminhões você tem, não faz diferença, alguma para gente. Temos clientes com um caminhão e até nenhum, trabalha só com agregados ou é uma cooperativa de transportes; e até frotas com milhares e milhares de veículos operando. Nós vamos fazer seu negócio ter gestão e você ter dados para tomar as melhores decisões para crescer e alavancar-se.

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            Se liga no vídeo do Professor Roger Maia abaixo que detalha mais sobre o PONTO DE EQUILÍBRIO

             

            Agora que você sabe o que é P.E. Ponto de Equilíbrio, voltemos a gestão de Custos da transportadora

            Um software de gestão na apuração dos custos da sua transportadora pode trazer várias vantagens significativas, dentre elas:

            Precisão no cálculo dos custos da transportadora: Um software de gestão pode ser programado para calcular automaticamente os custos de cada viagem, levando em consideração todos os fatores relevantes, como o combustível utilizado, o tempo de viagem, os pedágios, as taxas, os impostos e outros custos variáveis. Isso ajuda a garantir que os custos sejam precisos e consistentes.

            Você passa a tomar decisão com fatos e dados, acaba as novelas dos “achos”: Com informações precisas e em tempo real sobre os custos, os gestores da transportadora podem tomar decisões mais informadas sobre a alocação de recursos e a definição dos preços dos fretes e como atender melhor os clientes.  Eles podem identificar áreas de desperdício e oportunidades de redução de custos, bem como definir preços competitivos que ainda garantam a lucratividade da empresa, gerando crescimento, aumentando o market-share  (fatia do mercado) e rumando a liderança do setor ou do nicho que sua transportadora opera.

            Análise de rentabilidade: O software de gestão também pode fornecer informações importantes sobre a rentabilidade de cada viagem, rota ou cliente. Isso ajuda os gestores a identificar as áreas de maior e menor rentabilidade e a tomar decisões mais informadas sobre onde investir mais recursos e onde reduzir custos. E ter fatos e dados para negociar com clientes e operadores. Também planejar compras de novos caminhões, insumos, acessórios e em escala maior, que geram economia e gera fidelidade com fornecedores; traduzindo em melhores condições de compras e respeitabilidade.

            Facilidade na análise de dados: O software de gestão de transporte pode coletar e analisar grandes volumes de dados de forma rápida e eficiente, fornecendo informações valiosas para a gestão da transportadora. Isso pode incluir dados sobre o desempenho dos motoristas, a eficiência dos veículos, os custos de manutenção e muito mais. Você coloca em prática e até mesmo sem saber e fugindo das sopinhas de letrinhas que os técnicos gostam, das tecnologias de Bigdata, Datawarehouse, Datamining e ciência de dados. Ou seja, a I.A. (inteligência artiticial) começa na sua transportadora naturalmente, convertendo em maior rentabilidade, inovação sem fazer barulho desnecessário e sem custos da inovação, que os especialistas adoram cobrar mais, por conhecer esta sopinha de letrar e você não.

            Automatização de tarefas: O software de gestão pode automatizar tarefas rotineiras, como a apuração de custos e a geração de relatórios, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa.

            Resumindo, um software de gestão na apuração dos custos da sua transportadora pode trazer muitas vantagens para a empresa, incluindo maior precisão nos cálculos, melhor tomada de decisão, análise de rentabilidade, facilidade na análise de dados e a automatização de tarefas rotineiras. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência e rentabilidade da empresa, além de permitir que os gestores tomem decisões mais informadas e estratégicas.

            DT-e Documento de Transporte Eletrônico

            O que muda com a implantaçao do DT-e na minha transportadora?

            O Documento Eletrônico de Transporte é o documento instituído pela pela Lei nº 14.206, de 27 de setembro de 2021, com objetivo principal de unificar, reduzir e simplificar dados sobre cadastros, registros, licenças e outras informações de identificação. Mais que um simples documento, o DT-e é a plataforma tecnológica digital que permitirá unificar os documentos e as informações de obrigações administrativas exigidas em operações de transporte de carga, em todos os modos de transporte: rodoviário, ferroviário, aquaviário, aéreo, intermodal, multimodal e dutoviário. (fonte Ministério da Infra Estrutura do Governo Brasileiro)

            Com a implantação do DT-e diversas mudanças positivas ocorrem. Pois ele substitui alguns documentos fiscais e simplifica os processos de emissão, validação e armazenamento de informações. E as principais mudanças que a implantação do DT-e geram são:

            1. Redução de custos: com a utilização do DT-e, sua transportadora pode reduzir os custos com a impressão de documentos fiscais em papel, além de eliminar a necessidade de armazenamento físico desses documentos.
            2. Maior agilidade: o processo de emissão e validação do DT-e é mais rápido e eficiente do que os processos utilizados para os documentos fiscais em papel, o que pode agilizar o trânsito das mercadorias e a gestão dos processos internos da transportadora.
            3. Melhoria na qualidade das informações: como o DT-e é um documento eletrônico, todas as informações são registradas em sistemas informatizados, o que aumenta a precisão e a qualidade das informações registradas. Mais dados no seu ERP, que podem gerar muito mais respostas às suas perguntas para formação de preço, PONTO DE EQUILÍBRIO e gestão empresarial como um todo.
            4. Simplificação do processo de emissão: com o DT-e, a emissão de documentos fiscais é simplificada, pois o mesmo documento pode ser utilizado para diversas finalidades, como emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), entre outros.
            5. Melhoria no controle fiscal: o DT-e permite que a Secretaria da Fazenda possa monitorar de forma mais eficiente as operações de transporte, o que pode ajudar a combater fraudes fiscais e melhorar o controle fiscal.  Permitindo uma concorrência mais justa e até colaborando entre si dependendo da região que cada um está.

            Sumarizando, a implantação do DT-e pode trazer diversos benefícios para a sua transportadora, tais como redução de custos, aumento da agilidade, melhoria na qualidade das informações, simplificação do processo de emissão e melhoria no controle fiscal e concorrência justa.

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              Controle de documentaçao e treinamentos de motoristas e equpe da minha transportadora

              Um software de gestão transportes tem obrigatoriamente que lhe fornecer um módulo inteligente de controle de documentação e treinamentos de motoristas da sua transportadora. Se não tiver, este software está incompleto e não servirá para você. procure outro.

              E estamos sendo radicais nisto aqui, porque este é um dos itens que mais geram dores de cabeça na gestão de uma transportadora. E multiplique por muito, se você transportar cargas inflamáveis e perigosas.

              Este módulo do software de gestão de transportes, tem que funcionar por meio de uma plataforma online e acessado pelos motoristas e equipe em qualquer lugar e horário, onde eles estiverem.

              Portanto, precisa ter também um aplicativo mobile para facilitar ao motorista com menos instrução, utilizá-lo sem complicações. Assim como ele já utiliza o whatsapp, redes sociais e outros aplicativos no dia a dia dele.

              Este sistema é projetado para gerenciar toda a documentação dos motoristas, programar e monitorar os treinamentos e emitir alertas e lembretes quando as certificações e documentos deles expirarem.

              As principais funções deve ter no mínimo os seguintes recursos:

              1. Dados do Cadastro de motoristas do ERP: Inicialmente, sua equipe de escritório, precisa cadastrar seus motoristas no sistema, junto com todas as outras informações que já tem para emitir o CT-e e documentos da operação normal da sua transportadora.
              2. Documentação: Em seguida, você deve configurar quais documentos cada motorista precisa fornecer, como carteira de motorista, datas de renovações da CNH, certificado de curso MOPP (Movimentação e Operação de Produtos Perigosos), atestado de saúde ocupacional, entre outros. O sistema tem que oferecer recursos para que o próprio motorista faça upload através de seu celular (smartfone) de seus documentos para a plataforma e recebam notificações quando as datas de vencimento se aproximarem.
              3. Treinamento: Com base nos documentos exigidos, o software irá gerar automaticamente os treinamentos necessários para cada motorista. Por exemplo, se um motorista precisa de um curso MOPP, o sistema pode gerar um treinamento online ou presencial e monitorar a conclusão do curso pelo motorista.
              4. Acompanhamento: O software também irá monitorar o progresso de cada motorista em relação aos seus treinamentos e fornecer relatórios sobre o status geral de documentação e treinamento da sua equipe.
              5. Alertas: O sistema pode emitir alertas e lembretes para garantir que os documentos e treinamentos estejam sempre atualizados. Por exemplo, se um documento estiver prestes a expirar, como validade de CNH, curso necessário, etc, o sistema enviará um e-mail ou mensagem de texto ao motorista e seu gestor, solicitando a atualização do documento, em tempo para ele regularizar e enviar a comprovação ou completar um novo curso necessário.
              6. Integração: O sistema também tem que se integrar a outros módulos e departamentos da empresa, como o sistema de folha de pagamento, para garantir que os motoristas estejam sendo pagos de acordo com suas certificações e treinamentos. E evitar a todo custo a redundância de dados, ou seja, a empresa necessita evitar  que haja dados repetidos e pior ainda, diferentes em lugares diferentes na empresa. Se isto ocorrer, a confiabilidade do sistema, da credibilidade da gestão e das ferramentas, vão num piscar de olhos, por água abaixo. Seja muito cuidadoso com este item. Contrate um ERP que realmente tenha equipes para lhe apoiar e ajudar nisto, principalmente ter dentro dos softwares;  recursos chamados de “dispositivos de bobeiras” que impedem que dados duplicados e incongruentes (incorretos) entre no sistema.
              7. Em qualquer lugar em qualquer horário:  É essencial que o software seja disponibilizado aos motoristas e equipe via aplicativo em celular e eles possam acessar e atualizar os dados, fazer provas, exames e receber feedbacks instantaneamente e em qualquer lugar e horário, onde eles estiverem.

               

               

              Em resumo, um software de controle de documentação e treinamentos de motoristas deve ajudar a garantir que sua transportadora, seus colaboradores, terceiros, agregados e toda equipe, esteja em conformidade com as regulamentações e práticas de segurança.

              E que sua organização não seja pega de surpresa com multas e penalidades por documentos vencidos na estrada. Isto realmente gera prejuízos enormes no cliente.

              Este módulo também economiza tempo e recursos no gerenciamento de documentação e treinamentos dos seus motoristas. Além da praticidade, eliminar a papelada, ganha tempo para as equipes e disponibiliza mais horas produtivas de toda a organização.

               

              Fale conosco e conheça este módulo de gestão de documentos de motoristas, mesmo que você se já tem um software de gestão, nós integramos facilmente no seu software atual.

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                COOPERATIVA DE TRANSPORTES

                Uma cooperativa de transportes  permite que seus membros se unam para adquirir, manter e operar veículos, equipamentos e infraestrutura necessários para a prestação de serviços de transporte. A cooperativa oferece diversos tipos de serviços, como transporte escolar, transporte de cargas, transporte de passageiros e serviços de logística.

                O que diferencia e muito uma cooperativa de transportes de uma transportadora privada, é que os membros da cooperativa de transportes possuem direitos e deveres iguais e são responsáveis pela gestão e tomada de decisões da organização, mesmo tendo um conselho fiscal, um board de diretoria e um presidente.

                Além disso, a cooperativa de transportes fornece benefícios aos seus membros, como descontos em combustível, geralmente através de abastecimento interno, com bomba própria (falamos nisto anteriormente),  manutenção dos veículos em oficina própria ou conveniadas, seguros com preços diferenciados, negociados em volume, e outros serviços relacionados ao transporte que ajudam o transportador menor.

                Isso tudo faz com que a cooperativa seja uma opção interessante para pequenos empresários e trabalhadores autônomos que desejam ter acesso a equipamentos e serviços de transporte de qualidade, sem ter que arcar com todos os custos sozinhos.  Eles compartilham os custos comuns e juntos são vistos no mercado como uma organização maior que consegue se comprometer e entregar serviços de qualidade como grandes transportadoras privadas.

                Desta forma,  um software para cooperativa de transportes, necessita de muitos mais recursos de softwares que uma transportadora privada.  O software para cooperativa de transportes,  tem que oferecer todos os módulos usados numa transportadora privada, pois, toda a operação é igual, acrescido de funções que apoiam e garantam aos gestores das cooperativas de transportes, desempenharem suas funções com sucesso e de fato ser o suporte que o pequeno transportador necessita.

                Algumas funções específicas nas cooperativas de transportes que não existem numa transportadora privada

                • Gestão de frotas – Gerenciando os veículos dos cooperados e associados e com transparência de informações. No caso de cooperativas de transportes, neste módulo de gestão der frotas, também há mais controles e processos que um transportadora privada. Pois, um dos grandes motivos do cooperativismo é juntar indivíduos em torná-los fortes no poder de compra, financiamento e compartilhar custos de gestão, administração e principalmente ter força comercial, para atuarem em grandes clientes, que remuneram melhor. Isto exige que os softwares disponibilizem recursos para estas operações que ocorrem no dia a dia.
                • Gestão de associados da cooperativa de transportes – Controle de filiação, associações, RPA e toda a gestão da cooperativa.
                • Gestão Financeira – Controle financeiro:  possibilita a gestão das finanças da cooperativa e dos cooperados, com recursos para controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, faturamento e necessita de um módulo específico, que ofereça aos gestores, a facilidade de apresentar de forma transparente todas as suas operações aos cooperados.
                • Gerenciamento Comercial: Geralmente operam com grandes clientes e necessitam de integração em tempo real com os sistemas destes clientes. Inclusive sendo isto diferencial competitivo, no momento de aquisição e perpetuação de clientes. O software de gestão para cooperativas de transportes, também deve operar nos padrões abertos de tecnologia. Utilizando protocolos e  conectividade amplamente utilizados no mercado, como Webservices, API’s e sistemas de mensageria e EDI (troca de dados) que  facilite implementações rápidas entre a cooperativa e seus clientes.
                • Controle de estoque: a gestão de estoques numa cooperativa de transportes, tem funções extras e essenciais que é gestão de compras e consumo por cooperado. Necessitando de controles de créditos, seja de abastecimento, peças, insumos e serviços usados na e da cooperativa de transportes. O software da cooperativa de transportes, deve ser capaz de lidar com todos estes controles, sem muitas entradas de dados e com validações importantes, para garantir resultados positivos e que gerem distribuição de sobras nas assembleias anuais.
                • Integração: É essencial que o software para cooperativa de transportes, seja adaptativo, para isto a empresa fornecedora do software deve ter equipe para ajustes, customizações e gestão de projetos junto à cooperativa. Pois, para o crescimento para seus cooperados necessitam de ações rápidas de integrações e novos recursos para conquista de novos clientes, bem como a otimização de custos e principalmente atender as necessidades de cumprimento da legislação, que muda praticamente todos os dias. Esta necessidade de customização rápida, multiplica-se por muito, em se tratando de transportes de cargas perigosas e de clientes com múltiplas plantas no país.

                Fale conosco e saiba o que nós da Vilesoft podemos fazer para tornar sua cooperativa de transportes muito mais avançada e otimizada

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                  CONCLUSÃO

                  Você lembra qual é o título deste artigo? Confira novamente para você relembrar! Esperamos ter confirmado com você, a necessidade primária em você ter um software de gestão na sua transportadora. E que ele seja inteligente, atual e que a empresa fornecedora seja confiável e tenha muita experiência no negócio e tecnologia.

                  Empresas de software há muitas, mas que são de software e operadoras de transportes são poucas. Nós entendemos as dores, porque a sentimos. E estes mais de 35 anos de Brasil e EUA, como a Vilesoft tem, faz toda a diferença, na qualidade de atendimento, implantação e completude que o software de gestão para transportes necessita ter.

                  A Vilesoft é uma empresa brasileira, criada em 1986, seguidamente premiada pelas revistas mais importantes do Brasil (confira aqui) e atualmente atua diretamente com suas unidades franqueadas no Brasil e desde 2020 também nos EUA.  Fornecemos soluções de software de gestão empresarial (ERP) para o setor de  transporte e segmentos coligados, onde somos especialistas.

                  Foram muitas águas que passaram debaixo das pontes nas Américas do Sul e nos últimos anos também do Norte. Aqui nos EUA, o transporte funciona diferente do Brasil. Mas no final as dores e delícias do negócio são as mesmas:  Custos altos, receitas incertas, mão de obra cara e as vezes escassa e concorrência acirrada.

                  Mas com as soluções da Vilesoft milhares de usuários todos os dias, tocam seus negócios com sucesso. E se fez sentido para você tudo isto, gostaríamos de uma oportunidade sua para  apresentarmos nossos softwares e equipe, para você também ter nossos softwares em sua empresa. A apresentação é gratuita, mas com muito compromisso nosso com seu negócio e seus resultados.

                  Temos as melhores técnicas e processos de gestão em transportes, já testados e aprovados, queremos jogar também no seu time.

                  Fale conosco e saiba o que podemos fazer pela sua transportadora.

                  Brasil: 0800 012 5000  vilesoft.com.br

                  EUA: +1 813 618-3118 vilesof.us

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                    Este artigo faz parte dos conteúdos a seguir que a Vilesoft também é especialista

                    1. Logística
                    2. Transporte de carga
                    3. Gestão de frota
                    4. Roteirização
                    5. Controle de estoque
                    6. Gestão de pedidos
                    7. Gestão financeira
                    8. Faturamento
                    9. Emissão de notas fiscais
                    10. Monitoramento de entregas
                    11. Gestão de manutenção
                    12. Gestão de combustível
                    13. Gestão de motoristas e ajudantes
                    14. Análise de desempenho e indicadores de transporte.
                    15. Gestão de Custos
                    16. Business Inteligence
                    17. Contabilidade / Controladoria
                    18. Gestão Patrimonial
                    19. Gestão de Locação de Bens e Máquinas
                    20. Gestão de Pessoas / RH – Recursos Humanos
                    21. Cadeia de Abastecimento – Supply chain
                    22. MRP – Gestão da Produção
                    23. Tecnologia / Inteligência Artificial / IoT
                    24. Softwares e aplicativos mobile inteligentes
                    25. Agronégócio / Avicultura
                    26. Webservices e API
                    27. Startups e Investimentos / M&A
                    28. Engenharia de Software
                    29. Fábrica de Software
                    30. Q&A e Segurança da Informação
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