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Chegou a hora de você aprender a utilizar esta prática ferramenta de gestão e gratuita na sua empresa. O investimento é zero, mas os resultados são imediatos.
Sua aplicação não exige conhecimentos extensos ou específicos. Sendo assim, com esta rápida leitura você já poderá implantar ainda hoje esta ferramenta em seus negócios!
O que é o Ciclo PDCA?
A sigla PDCA vem de quatro palavras da língua inglesa:
Essas quatro palavras representam os quatro estágios do ciclo do PDCA.
Não tem como iniciar um projeto sem um bom planejamento. Todos aqueles que negligenciam esta etapa acabam sofrendo perdas que custam caro. Por esse motivo, muitas vezes você já viu que projetos que têm início, meio, meio, meio e meio… nunca têm fim; pois, geralmente, são abandonados com todas as perdas dos custos investidos, sem nenhum resultado.
Isso porque, é fácil, sem um bom planejamento, a equipe perder o foco, tempo e, consequentemente, dinheiro. O seu dinheiro!
Por esse motivo, nesta etapa, é importante definir a meta e o método. Sendo a meta o alvo a ser conquistado e o método o modo com o qual será conquistado.
Após concluir a etapa “Plan”, inicia-se a etapa “Do” (Executar). Executar inclui o envolvimento de uma equipe capacitada que saiba operar com a metodologia escolhida.
Se algum membro da equipe não possui tal capacitação, é mais que necessário que a empresa invista em um curso para seu aperfeiçoamento.
Sem uma capacitação assídua, a execução poderá acabar sofrendo impactos negativos. Ou seja, a execução está diretamente ligada à capacitação.
É de extrema importância nomear um responsável, geralmente auditor da empresa ou gestor do segmento. Isso caso ainda não tenha alguém dedicado ao monitoramento dessas tarefas executadas no plano de ação.
É esse responsável quem fará, nesta terceira etapa do ciclo PDCA, uma verificação acerca da qualidade do funcionamento do plano.
Para isso, é importante que haja um método de avaliação. Como exemplo, um excelente método já discutido por aqui é através dos indicadores-chaves desempenhos conhecidos como KPI – Key Performance Indicator.
Caso você ainda não conheça essa ferramenta, basta clicar aqui.
Terminando a análise desta etapa, você saberá quais execuções foram bem sucedidas e quais não lograram êxito. Assim, poderá repetir ações similares, incorporar novas ferramentas e eliminar as falhas para a próxima etapa.
Uma vez concluído o “Check” do projeto, agora é o momento da tomada de decisões.
A meta terá sido alcançada, caso o resultado tenha sido atingido. Ou seja, o procedimento foi positivo e este ciclo poderá ser repetido na empresa.
No entanto, caso o resultado tenha sido negativo, cabe uma análise minuciosa dos erros e uma avaliação da(s) etapa(s) em que esses erros foram detectados.
Encontrando esses erros, o responsável pela checagem do projeto (seja o auditor ou gestor) deverá escrever uma tese que identifique e busque a correção.
Além disso, essa tese precisará ser exposta à equipe para que haja mudanças a partir do próximo Ciclo PDCA. Sempre buscando um aprimoramento dos Ciclos.
Suponha que haja uma empresa de transportes em que o proprietário perceba que está havendo atraso em praticamente todas as entregas.
Ele abre sua caixa de emails diariamente e sempre precisa se deparar com a desgastante tela cheia de reclamações de clientes.
Esse proprietário finalmente decide elaborar um Ciclo PDCA para sua transportadora. Ficaria mais ou menos assim esse plano de ação:
Plan: A meta é, em 2 meses, reduzir pelo menos 50% o número de reclamações de atraso nas entregas.
A metodologia adotada será alocar um auditor que irá monitorar pelo sistema de rastreamento da frota todas as rotas percorridas em cada operação, desde o carregamento até a entrega final ao cliente. O operador irá checar, em tempo real, se há gargalos e tendências de atrasos. E, quando necessário, irá iniciar as intervenções antes do efetivo atraso ocorrer.
Incluindo alertar e negociar com o cliente em caso de atrasos inevitáveis. Mantendo, assim, o cliente informado, bem como o incluindo na solução de gestão do tráfego até a entrega. Haja visto que todos os clientes sabem das variáveis envolvidas no sistema de transportes e, por isso, saberão entender eventos que causam atrasos. O que eles não entendem é o fato de serem avisados somente depois que o fato, a entrega, chega atrasada, comprometendo sua operação e/ou suas expectativas.
Do: O planejamento é colocado em prática e o auditor está atento ao propósito estabelecido, gerando registros das ocorrências e interferências detectadas. Também nesta fase um banco de dados de ações está sendo abastecido para aprendizado com ocorrências re-incidentes.
Check: Diariamente, toda a equipe envolvida no tráfego analisa os relatórios de ocorrências, como foram tratadas, e o nível de aceitabilidade e satisfação dos clientes envolvidos. Com isso, essa equipe irá comparar os índices obtidos com a meta de 50% de redução nas reclamações por atrasos nas entregas.
Nesta fase, tudo que foi acertado será potencializado, por isso a importância dos registros das operações no banco de dados. E tudo que não funcionou, ou não foi satisfatório, entra como proposta de melhorias.
Act: Semanalmente, todas as propostas de melhorias e correções são discutidas por toda a equipe envolvida e aprovadas para serem incorporadas na operação da semana seguinte. Obviamente, há melhorias e correções que poderão exigir reuniões em caráter de urgência de aprovação para serem incorporadas rapidamente na operação do dia seguinte. Acrescentando-se essas propostas de melhorias no plano de trabalho, é retomada a fase “Plan”.
E tudo isto repete-se continuamente, até que as reclamações sejam reduzidas em 100% e ainda obtenham depoimentos de satisfação com os clientes que serão usados como peças e instrumentos de negociações com novos clientes, bem como peças publicitárias na área de marketing.
Como você viu, o Ciclo PDCA, ou, simplesmente, PDCA, é uma ferramenta de gestão simples, rápida e gratuita.
Com ela em prática, sua empresa permanecerá em constante e crescente evolução, visto que esse método se baseia justamente neste ciclo de aperfeiçoamento.
Está esperando o quê para começar a usar?
