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Você já conhece a planilha 5W2H? Sabe como ela pode ser útil para a sua transportadora? Continue lendo este pequeno texto, pois, ao final da leitura, você terá em mãos uma ferramenta que irá aumentar e muito o rendimento da sua empresa em todas as diferentes áreas. Além disso, essa planilha poderá ser utilizada, inclusive, para aumento de produção em sua vida pessoal.
Por se tratar de uma ferramenta muito fácil de trabalhar, a 5W2H acaba solucionando problemas que seriam de difícil compreensão em questão de segundos. Basta olhar para a tela e muitas das respostas serão facilmente esclarecidas, visto que estarão organizadas em linhas e colunas simples de entendimento, livre de complicações e “firulas”.
Por esses motivos, a ferramenta 5W2H poderá ser usada não só dentro do ambiente de trabalho, mas, também, como parte essencial em suas rotinas pessoais, uma vez que você perceberá o ganho significativo que sua transportadora terá logo no primeiro dia de uso desta planilha (a qual está disponível para baixar gratuitamente nesta página).
O objetivo principal desta planilha é responder a 5 perguntas que iniciam com a letra W e a duas perguntas que iniciam com a letra H. Ficou pensando quais palavras da língua portuguesa iniciam com W e H? Deve ter percebido que poucas, não é mesmo? Isso porque, a planilha foi inicialmente criada com o uso da língua inglesa e, portanto, as 7 perguntas feitas estão com as iniciais originais e é por isso que o nome fica 5W2H. Mas fique super tranquilo, pois aqui trataremos de solucionar essas traduções da forma mais simples possível.
Além disso, já deixo logo a sugestão: caso você precise de forma rápida e segura aumentar logo o rendimento de sua transportadora, já entre em contato com a Vilesoft. Com a Vilesoft, você terá um controle do rodízio de pneus, emissão de CTe, emissão de manifesto, controle de combustível, emissão de manifesto de carga, CIOT… Tudo isso, dentro de um único sistema de transporte, ou TMS logística, realmente eficiente. Se você precisa economizar, aumentar a produtividade e ganhar tempo, há uma empresa com uma equipe 100% preparada para lidar com o setor de gestão de transportes que, há mais de 35 anos, presta serviço de excelência no Brasil e no mundo: Vilesoft.
Quais são as 7 perguntas da planilha 5W2H?
A planilha 5W2H possui, como mencionado, 5 perguntas que começam com a letra W e 2 perguntas que começam com a letra H. Por isso, o nome 5W2H. E todas essas perguntas devem levar a 7 respostas simples para que, com essas respostas em mãos, você e sua equipe de gestores elaborem os planos de ação imediatos. Mas quais são essas perguntas?
A primeira das 7 perguntas é “What?”, que em português significa “O quê?”; isto é, “O quê preciso fazer?”. A segunda pergunta, ainda iniciando com a letra W (em inglês) é “Why?”, que significa “Por quê?”; ou seja, “Por quê preciso realizar esta tarefa?”. A terceira pergunta é “Who?”, que significa “Quem?”, “Quem está envolvido na resolução desta atividade?”. A quarta pergunta é “Where?”, ou seja, “Onde?”, “Onde essa atividade se encaixa ou onde ela será desenvolvida?”. A quinta pergunta, e última que se inicia com a letra W, é “When?”, ou, em português, “Quando?”; “Quando este trabalho precisará ser feito?”.
Pronto! Estão aí as 5 perguntas que se iniciam com a letra W. Vamos agora conhecer as 2 perguntas finais, ambas iniciando com a letra H (também vindas da língua inglesa). A primeira pergunta com a letra H e, portanto, a sexta pergunta da ferramenta 5W2H é: “How?”, que em português significa “Como?”; isto é, “Como esta atividade acontecerá?”. E a última pergunta, mas não menos importante que as demais, é “How much?”, ou seja, “Quanto?”; ou, ainda, “Quanto custará para o desenvolvimento deste projeto, ou desta atividade específica?”.
Você deve ter percebido que as sete perguntas da ferramenta 5W2H são bastante simples e pontuais. É muito importante que você e os gestores envolvidos nas atividades de decisão da sua empresa respondam da forma mais simples possível, para que a planilha fique fácil de se compreender visualmente.
Assim que você e sua equipe de gestores responderem às 7 questões da planilha 5W2H, vocês terão em mãos respostas organizadas e precisas que os farão ver com muita clareza e simplicidade o que precisam fazer a seguir para a realização daquele plano. Assim, seus objetivos serão alcançados de forma simples e natural. Qualquer ação que saia da planilha 5W2H será imediatamente percebida por todos que participaram da criação das respostas e, de forma imediata, já descartarão qualquer hipótese que vá contra o que foi estipulado anteriormente com a cabeça fria e com os dados organizados.
Geralmente, a ferramenta 5W2H é feita em uma planilha, como na planilha que está disponível para download nesta página. No entanto, sua empresa poderá modificar a forma de visualização conforme a necessidade. O interessante da planilha, é que há sempre um pequeno espaço para cada uma das 7 perguntas que devem ser feitas e, assim, os envolvidos acabam simplificando ao máximo as 7 respostas para que caibam apenas naquele curto espaço. Desse modo, a planilha fica pequena e nem um pouco poluída visualmente.
Com essa ferramenta 5W2H em mãos, fica muito mais tranquilo para as transportadoras evitarem a perda de tempo, bem como saber quem está fazendo qual projeto em que tempo, e quanto está sendo gasto em cada atividade da empresa.
Da mesma forma, é importante a contratação de um bom software de gestão de transportes para que, além do monitoramento das atividades da planilha 5W2H pelos gestores, sua empresa tenha controle total de combustível das frotas, controle do rodízio de pneus dos caminhões, emissão de CTe, emissão de manifesto, controle de combustível, emissão de manifesto de carga e CIOT dentre tantos outros recursos disponíveis 24 horas por dia de maneira exclusiva desenvolvida especialmente para a gestão de negócios da sua transportadora.
Como sabemos que nem sempre é fácil responder às 7 perguntas no início da utilização da ferramenta 5W2H, traremos a seguir alguns pequenos exemplos de como essas 7 perguntas podem ser respondidas.
O quê preciso fazer? Preciso fechar um novo contrato de fretes.
Note que, com essa resposta, você já sabe o seu objetivo no preenchimento do restante desta planilha. Sua transportadora pode estar bem, pode estar com lucros altos, mas sempre é interessante novos lucros, novas oportunidades, pensar em crescimento. Por isso, você e os demais gestores da transportadora perceberam que é necessário fechar um novo contrato de fretes. Tendo respondido a essa primeira questão, vamos para a segunda questão na sequência estipulada.
Por que preciso realizar esta tarefa? Preciso fechar este novo negócio para contrato de fretes para aumentar o caixa da transportadora.
Ao responderem a esta segunda pergunta, é muito provável que você e sua equipe de gestores decidam ou continuar ou já parar por aqui. O motivo é que, neste momento, pode ser que vocês já percebam que é inviável ou desnecessário executar essa tarefa. No entanto, caso consigam responder e percebam que está totalmente de acordo com a primeira pergunta, prossigam para a terceira pergunta.
Onde essa atividade se encaixa ou onde ela será desenvolvida? Essa atividade de fechar um novo negócio para contrato de fretes deve ser realizada no escritório de reuniões.
Será no escritório de reuniões da empresa, por exemplo, que os gestores e profissionais do setor comercial entrarão em contato com empresas que apresentam forte potencial para atenderem à pergunta inicial da ferramenta 5W2H (O quê preciso fazer? Preciso fechar um novo contrato de fretes). Sendo assim, é importante que, quando a sala de reuniões estiver vazia, significa que o objetivo está parado na empresa.
Ou seja, até que se cumpra a realização desta atividade, é importante que esse escritório de reuniões esteja sempre ocupado pelos funcionários envolvidos nesse tipo de negociação.
Quando este trabalho precisará ser feito? Fechar este novo negócio de fretes precisa ser feito em até, no máximo, dois meses.
Ou seja, minha transportadora tem certa urgência nesta negociação. Sendo assim, vale a pena dedicar tempo e funcionários operando exclusivamente para que se cumpra essa atividade em específico. Percebeu como é importante responder a essas 7 perguntas? E ainda não acabou. Vamos às próximas perguntas.
Quem está envolvido na resolução desta atividade? Toda a equipe do setor comercial da empresa e também, o gestor de vendas e o auditor da empresa.
Sendo assim, qualquer funcionário fora desta lista que tentar interferir de alguma forma nesta resolução, provavelmente não será bem-vindo. Isso porque, esse funcionário deve estar alocado em outra planilha 5W2H que também esteja em desenvolvimento na transportadora neste momento, e não nesta em questão.
Da mesma forma, não é interessante “emprestar” o gestor de vendas, por exemplo, para um outro trabalho paralelo em que outros funcionários digam “precisar dele”. Isso porque, sua dedicação deve estar exclusivamente voltada ao cumprimento desta planilha 5W2H em específico, e não em outras planilhas que estejam sendo desenvolvidas paralelamente (a menos que ele também esteja alocado nessas outras planilhas paralelas).
Como esta atividade acontecerá? Ela acontecerá mediante ligações frias (chamadas cold calls), em que os responsáveis pesquisarão por leads e entrarão em contato com eles por telefone.
Isso deverá acontecer repetidas vezes até que a atividade seja cumprida.
Quanto custará para o desenvolvimento deste projeto, ou desta atividade específica? Essa atividade custará somente o valor das ligações que serão feitas, que pelo plano de telefone sairão por R$200,00 ao mês. Sendo assim, nos dois meses o valor total não deverá exceder R$400,00.
É claro que, com o decorrer da atividade, pode ser que os envolvidos percebam a necessidade de acrescentarem outros valores nesta última pergunta. Isso não será um problema. A ferramenta não é definitiva e inalterada. Sendo assim, os envolvidos poderão sim alterar pequenos detalhes no decorrer do percurso, desde que não alterem de modo significativo nenhuma das perguntas.
Quais são as vantagens do uso da planilha 5W2H em uma transportadora?
O uso da ferramenta 5W2H trará muitas vantagens para seus negócios. Isso porque, sua empresa contará com uma maior organização dos dados e os funcionários envolvidos em cada atividade não terão dúvidas do lugar exato em que deverão atuar em determinado tempo.
Além de contar com a planilha 5W2H, é muito importante que sua transportadora invista também em um bom software de gestão de transportes. Há uma variedade imensa de softwares de gestão na internet, muitos que prometem o impossível! Entretanto, somente uma empresa com valores cristãos e princípios firmados no evangelho pode oferecer suporte com excelência.
Por todos esses motivos, o software de gestão de transportes que sua empresa precisa está na Vilesoft! Para auxiliá-lo ainda mais, o vídeo acima foi separado para que você entenda um pouco mais sobre como a Vilesoft pode contribuir para sua gestão de transportes, não só com vídeos explicando o funcionamento da Planilha 5W2H (como este separado acima), mas também para, de forma eficiente e segura, lhe ajudar com emissão de CTe, emissão de manifesto de carga, CIOT, no controle total de combustível das frotas, controle do rodízio de pneus, serviços de banco de forma automática e segura, controle de motoristas e demais funcionários etc. Tudo isso em um sistema integrado e de fácil acesso.
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