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Este artigo explora a importância do TMS no gerenciamento de frotas de caminhões, destacando os benefícios, as funcionalidades-chave e os desafios associados a sua implementação.
O gerenciamento eficiente de frotas de caminhões desempenha um papel crucial na indústria de transporte e logística, afetando diretamente a eficiência operacional e os resultados financeiros das empresas.
Um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) é uma solução tecnológica que tem se tornado cada vez mais essencial para otimizar o planejamento, execução e monitoramento das operações de transporte.
O transporte rodoviário é a espinha dorsal da logística global, mas a gestão de frotas de caminhões pode ser complexa e desafiadora. É necessário lidar com inúmeras variáveis, como a roteirização eficiente, o monitoramento em tempo real, o controle de custos e a conformidade regulatória.
Nesse cenário, os Sistemas de Gerenciamento de Transporte (TMS) surgem como uma solução para otimizar todos esses aspectos.
O Software TMS permite a otimização de rotas, levando em consideração fatores como tráfego, restrições de peso e dimensões, resultando em economia de combustível e tempo.
E com os recursos integrados à I.A. (inteligência artificial) e um Bigdata (banco de dados de milhares de transações reais ocorridas), o cálculo de custos, orçamentos e rentabilidades, permitem agir cirurgicamente em custos e geração de receitas para otimizar os resultados financeiros e de produtividade.
O monitoramento em tempo real das operações da frota é possível com um TMS, permitindo ajustes imediatos em caso de problemas ou desvios.
E principalmente agindo com o fator prevenção e alertas de seguranças e inibição e custos extras.
O TMS ajuda a identificar áreas de ineficiência e a otimizar os processos, resultando em economia de custos operacionais.
E novamente, com históricos de milhares de operações do mercado e informações de fabricantes e de plataformas de I.A., a comparação de rendimento de cada veículo e rota, com o padrão mínimo aceitável para resultados; permite uma visão rápida sobre quais ferramentais (caminhões) precisam ser reparados para reduzir custos e até quais necessitam ser retiradas da frota.
E o melhor, quais ferramentais estão com excelente performance e devem ser o modelo da frota para novas aquisições e padronização de ferramental.
Com uma operação de transporte integrada, os problemas de comunicação que é grave em todas as organizações, são minimizados. A equipe se torna mais eficiente e os prazos de entrega e satisfação dos clientes crescem de forma consistente, sem ser em ondas de picos de altos e baixos.
Isto gera maior valor da marca e confiabilidade do cliente em até pagar mais por um frete, porque sabe que sua transportadora vai cumprir o combinado.
E mesmo em casos de sinistros, o cliente sabe que você tem expertise em lidar inclusive com isto: há uma ação costumeira da empresa em resolver, fruto de processos e padrões profissionais. Ou seja, nem mesmo acidentes são acidentais, você tem plano de ação e contigência para estes fatos.
O TMS integrado com sistemas de manutenção, permite planejar e executar a manutenção preventiva, reduzindo significativamente a manutenção corretiva, gerando mais horas de trabalho do ferramental sem sucateá-lo. Com isto, o tempo de inatividade do ferramental é drasticamente reduzido, pelo histórico e um plano preventivo mais perto do ideal. E isto precisa ser dinâmico, acompanhando inovações e o que o mercado oferece de mais avançado. E que consome menos diesel e insumos.
E não importa se a frota crescer, o método e o processo é escalável, do tipo que aprendemos na tecnologia (ctrl-c ctrl-v), porque há uma padronização. Você pode aplicar o PDCA que a roda vai girar sem quebrar o processo e de fato gerar resultados positivos.
Isto gera uma economia em outro ativo muito caro na gestão da frota: os estoques de peças de reposição e insumos, como lonas de freios, filtros, pneus e todo seu almoxarifado e oficina.
Padronização e conhecimento detalhado da frota, plano de preventiva inteligente, proporcionam compras em grande volumes sem descapitlização para isto. Porque gera fidelidade de fornecedores. E o melhor: com planos de pagamentos esticados, previsíveis e encaixado nos recebimentos do seu fluxo de caixa; recebendo o estoque, o material/insumo que será utilizado no formato just-in-time por conta do fornecedor.
E mais, com custos de aquisição muito mais em conta. Pois você passa a ser cliente preferencial dos fornecedores, que tem sua empresa como cliente assíduo e parceiro. Sua opnião na produção dos insumos que usa, precificação de ferramentais (caminhões) é de fato ouvida.
A implantação de um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) é uma tarefa que exige envolvimento de toda a empresa. O sucesso depende do processo de implantação, você precisa cuidar de no mínimo os seguintes itens:
Você precisa utilizar as melhores praticas e modelos de gestão que já estão inclusos no software de gestão TMS. Pois são as melhores práticas e modelos porque milhares de empresas já testaram, aprovaram e mantêm a evolução dos processos.
E o erro mais grosseiro que você tem que evitar nesta fase é tentar mudar o software, é hora de mudar a sua empresa! E isto não significa que sua cultura, processos e jeito que o fez empresa e está dando certo, precisa ser descartável. Tudo isto pode ser customizável no software de TMS, mas não é hora de “brigar” com o software e querer que ele faz algo que só sua empresa faz.
Um dos maiores desafios é o investimento associado à implementação de um TMS.
Isso inclui não apenas o custo do software em si, mas também custos de treinamento, integração com sistemas existentes e despesas operacionais em curso.
Mas pode ser uma visão míope: pois, os custos de não implementar um TMS real, ou usar softwares baratos, setoriais e desintegrados, é muito maior! Pois sem um TMS real, sua empresa nunca tem processos, nem gestão integrada e vive com problemas de escala e usa muita mão de obra operacional para ter controles precários. E você sabe que não é exagero.
Este item atualmente é muto fácil de ser resolvido. As empresas de softwares tem planos de pagamentos extensos e com modelos SaaS, ou seja, o software é gratuito. Você investe somente na mão de obra da implantação (TBS) e num valor mensal acessível, para uso de todo o software e a tecnologia embarcada nele. E o sistema de licenciamento é por CNPJ, módulos que sua empresa necessita e número de usuários ativos simultaneamente.
Resumindo: é um investimento de alto retorno para o negócio.
Sua empresa pode ter outros sistemas implantados e que funcionam bem e você gostaria de mantê-los. E isto é perfeitamente possível, onde você adquire somente módulos de TMS e outros que seu negócio necessita. O desafio aqui é encontrar uma empresa de software séria que faça esta integração e usa esta metodologia modular.
Com o conceito de API (Application Programming Interface, ou interface de programação de aplicações) é possível integrar sistemas antigos e novos sem que isto seja obstáculos a implantação de um TMS inteligente. Novamente o desafio é se a empresa de sofware utiliza API e vai lhe ajudar em todo o processo de integração.
A aceitação dos funcionários é um desafio importante. Eles podem resistir à mudança e à aprendizagem de um novo sistema, o que pode afetar a eficácia da implantação. Treinamento adequado e comunicação eficaz são essenciais para superar esse desafio.
Muitas empresas obtêm benefícios significativos ao superar esses desafios e implementar com sucesso um TMS, incluindo redução de custos, melhoria na eficiência operacional e melhor atendimento ao cliente.
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