Aprenda agora a usar a Checklist na sua empresa!

“Para tudo há uma ocasião, e um tempo para cada propósito debaixo do céu:
[…] tempo de derrubar e tempo de construir, tempo de chorar e tempo de rir,
tempo de espalhar pedras e tempo de ajuntá-las,
tempo de guardar e tempo de lançar fora,
tempo de lutar e tempo de viver em paz.”      Eclesiastes 3:1-8

Você sabe o que os empresários mais bem-sucedidos do mundo têm em comum com você? As mesmas 24 horas por dia!

Mas fique tranquilo…. Para lhe ajudar a gerir melhor o seu tempo, trouxemos uma ferramenta GRATUITA e MUITO FÁCIL. Conheça agora a Checklist e, ainda hoje, você notará a diferença significativa na organização das suas 24 horas. Veja como é simples:

O que é Checklist?

Seus dias parecem estar mais curtos e suas tarefas na empresa cada vez mais acumuladas? Para isso, existe a Checklist.

Checklist (em português, “Lista de Verificação”) nada mais é que um documento de controle utilizado para acompanhar a realização das tarefas de determinado projeto de forma sistemática e ordenada. Seu objetivo é reduzir (ou até mesmo ELIMINAR) erros e, consequentemente, organizar os processos de gestão.

Isso porque, no ambiente empresarial, acaba sendo comum o acúmulo de tarefas simultâneas. Por esse motivo, tarefas essenciais para o cumprimento dos projetos acabam sendo negligenciadas por falta de tempo.

Nada melhor que um bom exemplo para a compreensão desta ferramenta:

Exemplo prático, bem simples para não ter dúvidas:

Cenário: Uma indústria possui uma demanda a ser resolvida: Organizar o Estoque. Isso porque, com a operação de recebimentos, inspeção e requisição de materiais, o almoxarifado ficou desorganizado:  Produtos de limpeza, Lubrificantes, Materiais de escritório… Veja o passo a passo de uma planilha Checklist para essa situação, e descubra como você pode criar uma rapidamente no “Excel” (ou “Planilha Google”):

Como criar uma Checklist no “Excel” (ou “Planilha Google”):

Passo 1: Crie uma lista das atividades relacionadas a essa demanda:

Passo 2: Para criar as “Caixas de Seleção” do check “√“, selecione as colunas em que
ficarão as Caixas de Seleção > vá em
“Inserir” > “Caixas de Seleção”:

Passo 3: Crie campos como “Total de tarefas”,“Tarefas concluídas” e “Situação da Tarefa”. Em seguida, selecione a cédula correspondente ao “Total de tarefas” e insira a função: “=CONT.VALORES(selecione a coluna das tarefas)”:

Passo 4: Selecione a cédula correspondente às “Tarefas concluídas” e insira a função: “=CONT.SE(selecione a coluna das Caixas de Seleção; VERDADEIRO)”:

Passo 5: Selecione a cédula correspondente à “Situação da Tarefa” e insira a função: “=SE(selecione a cédula correspondente ao número de Tarefas Concluidas<selecione a cédula correspondente ao número de Total de Tarefas;”Incompleta”; “Finalizada”)”:

Passo 6: Com o botão direito do mouse, selecione a cédula “Incompleta” > “Ver mais ações da célula” > “Formatação condicional”:

Em seguida, digite “Incompleta” > selecione
a cor vermelha; “Finalizada” > selecione a cor verde:

Checklist pronta! Veja como ficou:

Na medida em que você vai cumprindo com as tarefas, vá selecionando as caixas de seleção (Note que a “Situação da Tarefa” fica em vermelho: “Incompleta“)

No entanto, assim que você finaliza o preenchimento de todas as Caixas de Seleção, a “Situação da Tarefa” passa automaticamente para a cor verde: “Finalizada“):

Qual a vantagem de usar a Checklist na minha empresa?

No mundo dos negócios, é comum o acúmulo de tarefas simultâneas. Por isso, é ESSENCIAL que você tenha organização dessas tarefas para não desperdiçar o seu tempo.

A Checklist é uma ferramenta fundamental nesse sentido. Além dela, vale muito a pena agregar outras ferramentas de gestão, como a Matriz GUT, em cada demanda dos setores.

Se você ainda não conhece essa Matriz, clique aqui e descubra como ela, também, poderá ajudá-lo em sua empresa.