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Os KPI’s têm se tornado cada vez mais essenciais nos negócios. E com a explosão do ecossistema de startups, os conceitos e aplicações do KPI já deixaram de ser utensílios de grandes empresas ou item de consultorias.
O grande valor do KPI é ser numérico, ou seja, subjetividade ou medidas e grandezas subjetivas não se enquadram nele. Com isto, a frieza dos números permite um juízo correto para analisar, corrigir e atuar sobre os processos empresariais.
Mas como até água em excesso faz mal, indicadores demais também atrapalham. Por isto é essencial definir para cada área e função quais KPI’s importam para o sucesso e desempenho daquela parte do negócio. E isto não é tarefa fácil, pois temos a tendência em sempre querer saber mais sobre o negócio.
Comece com no máximo quatro indicadores para cada área. E segure-se por um período mínimo de quatro semanas antes de acrescentar ou remover qualquer um deles. Isto dará tempo para você e sua equipe entenderem o KPI, porque ele é importante e como obtê-lo com acurácia.
E por falar em acurácia, que é o nível de confiabilidade, um KPI com acurácia baixa ou distorcida pode até quebrar o seu negócio. Então, mais um motivo para não criar uma lista enorme deles. Em se tratando de gestão de KPI’s, menos pode ser de fato mais.
Concentre-se em ter os KPI’s que indicam os valores quantitativos fundamentais que medem os seus principais resultados e o que você precisa alcançar. Comece com o essencial, somente o que você precisa saber para checar e agir em processos críticos.
Tudo cresce a partir do que já é!
Ter KPI’s bem definidos e com alta acurácia, pode ser fundamental na estratégia de gestão e crescimento de uma empresa. E com os KPI’s básicos e essenciais implantados, sua empresa já estará no caminho certo para o processo de melhoria contínua, o PDCA (Plan Do Check Action), que toda organização necessita nos tempos atuais.
Nós, da Vilesoft, sempre repetimos com ênfase que se tem um processo, por pior que ele seja, é possível melhorá-lo. Mas se não tem nenhum, não há chance alguma de perpetuar alguma coisa. Então, novamente, tenha menos KPI’s, mas tenha-os como processos em “processo” de melhoria contínua.
Comece definindo quatro KPI’s para a alta administração. Se sua empresa é pequena ou do tipo “eu sozinho”, ainda assim, defina quatro indicadores essenciais para o negócio, como:
A partir desses quatro acima, cascateie para os níveis abaixo, cada um deles. Os quais sua equipe terá outros quatro para demonstrar mais detalhes sobre aquele item em específico. E assim sucessivamente.
Só por aqui você pode notar que descendo apenas um nível hierárquico, sua empresa já terá dezesseis KPI’s para administrar e gerar dados confiáveis, com alta acurácia, para tomada de decisão.
Feito isso, a partir do segundo mês você poderá ver claramente se faz sentido manter aquele KPI já em uso, melhorá-lo ou chegar à conclusão que ele precisa ser substituído ou removido.
Temos uma reunião semanal na Vilesoft que chamamos de REUNIÃO DO BOARD, a qual todos os diretores de unidades apresentam seus KPI’s. E é incrível como trazem informação prática, que não precisam de muita explicação. Só precisa de ação. E para isso os outros KPI’s de níveis inferiores ajudam a definir o quê, por quê, quem, quando, como, onde e quanto vai custar o que precisamos ajustar.
Outra coisa que ocorre sempre, é pedirmos para incluir uma coluna nova, ou uma sumarização de um determinado KPI. E nesta hora, precisamos ter cuidado para não descaracterizar a função daquele KPI, ou desnivelá-lo hierarquicamente na empresa. Pois, quando isso ocorre, o nível de acurácia e sua capacidade de gerar transformações e melhorias podem ser anuladas, passando a ser somente “enchimento de linguiça” de reunião.
Então, resumindo, comece do essencial e vá melhorando, criando indicadores que medem os resultados dos processos de forma útil e sem complicações.
Abaixo sugiro alguns KPI’s importantes que acredito que você precisa pensar em ter e nivelá-los conforme sua estrutura empresarial:
Você não precisa de uma empresa de consultoria para implantar KPI’s, mas é essencial que você utilize um bom software de gestão empresarial, um ERP, para lhe fornecer KPI’s em dashboards de fácil acesso, isso ajudará muito sua equipe automatizando a captura, tabulação e com alta acurácia.
Muito sucesso na gestão de sua empresa com os KPI’s certos.
