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o CT-e é um documento obrigatório que a legislação brasileira instituiu e deve ser emitido pelas transportadoras de cargas, acobertando, ou seja, declarando os dados do frete, do transporte das mercadorias que estão sendo deslocadas de um lugar para o outro.
O CT-e é para uma transportadora como na nota fiscal (Nf-e) da indústria ou comércio e é através dele que todos os registros de receitas, despesas, tributos e planos e operações de logísticas são construídos e derivados.
E a operação do transporte que parece simples a um leigo, é ao contrário muito complexa. Sempre envolve no mínimo uma dezena de pessoas e em muitos casos milhares delas. O transporte, ou seja, o deslocamento em sim, é apenas uma das fases da logística. Mas mesmo sendo só uma das fases, necessita de integração real para que todo o ciclo de produtor da mercadoria, a equipe de gestão, contratação, motoristas, cargas, descargas, entregas e armazenamento sejam realizados por completo e os usuários dos produtos ou mercadorias as tenham a sua disposição quando delas necessitam.
Para complicar um pouco mais, além da legislação federal que regula o transporte no Brasil, incluindo a ANTT, ainda temos a legislação estadual que difere de Estado para Estado e ainda podemos ter legislações municipais, que logicamente, difere de uma cidade para a outra. E se ainda fosse pouco e para completar, também temos os regimes especiais, cargas especiais e para casos específicos.
Nome, cadastro e endereço do embarcador da carga.
Nome, cadastro e endereço do destinatário da carga.
Nome, cadastro e endereço de quem contratou o serviço de transporte.
Valor do serviço, detalhando por peso, volume, preço da mercadoria, taxas de transporte.
Placa e informações dos veículos que estão sendo usados
Mas obviamente uma transportadora necessita muito mais que só os dados da carga ou os básicos acima listados. E para conseguir fazer a empresa de transportes, a transportadora ou até mesmo um pequeno transportador gerir seu negócio com resultados, cumprir a legislação brasileira e atender com qualidade seus clientes; é essencial que muito mais informações sejam agregadas ao CT-e para que o negócio consiga se pagar e atender aos objetivos que o fez existir.
Qualquer transportador, por menor que seja, necessitará fornecer dados e informações para clientes, fornecedores, funcionários e para o governo, sobre a operação de transporte realizada. E quanto mais operações, mais volumosos e complexos se torna este processo. E ai entra os TMS, ou seja os softwares de gestão de transportes, o ERP (Enterprise Resource Planning) ou em português (Planejamento dos Recursos Empresariais).
Um bom software de TMS / ERP, deve ser capaz de além de prover o mínimo que é a emissão do CT-e, fazer isto de forma mais automatizada possível.
Ou seja, o ERP usado pelo transportador, deve ser capaz de capturar os dados que deveriam ser preenchidos manualmente, diretamente dos arquivos XML das notas fiscais dos produtos e mercadorias que serão transportadas. Esta notas fiscais de mercadorias, são emitidas anteriormente pelo produtor ou o contratador do frete e não pelo transportador.
Entretanto, o ERP usado pela transportadora, deve ter como recurso mínimo ler e gerar o CT-e automaticamente, eliminando a redundância de entrada de dados, eliminando os erros de digitação e proporcionando um nível de acurácia ideal para que o transporte seja feito de forma perfeita de um ponto ao outro e sem surpresas, por descuidos ou falta de atenção, durante o preenchimento de um CT-e.
Os dados de vencimentos e valores da previsão financeira da operação a receber do contratador do frete
Os cálculos e valores dos impostos que deverão ser recolhidos sobre a operação
Os dados das tabelas de preços que variam de região, tipos de estradas, infraestrutura e relacionamento com os clientes (contratadores)
Os dados estatísticos de consumo, revisão preventiva, corretiva, abastecimento e consumo de pneus e outros insumos
Os dados para a contratação e averbação dos seguros das cargas
São necessários para uma operação de logística, as vezes até mesmo simples, um conjunto vasto de informações sobre os condutores dos veículos e reboques. As transportadoras precisam ter softwares que os suportem com rapidez e segurança, em todos os registros e planejamentos de Motoristas e suas permissões para conduzir que tipos de veículos e que tipos de cargas. Validade de suas CNH´s, licenças, quais cursos possuem para conduzir e saber agir em casos de acidentes. Elas precisam também ter um registro preciso dos históricos financeiros criminais dos condutores, para fornecerem aos contratadores, seus clientes, que exigem estes dados para análise de contratação, para que estes possam conduzir determinados tipos de cargas e ser aceitos pelas seguradoras das cargas.
São necessários uma integração em tempo real via internet e webservices on-line com os clientes, para resolver a integração e geração automática do CT-e diretamente dos xml das notas fiscais, como citamos acima. Isto não dá para ser feito via arquivos recebidos por e-mail ou por softwares amadores de troca de mensagens. É necessário ter segurança e que o negócio consiga ter poder de escala, para que o negócio do transportador seja viável. Ainda mais, com os custos sempre galopantes e rentabilidades sempre menor numa concorrência sempre crescente. Usar a tecnologia para reduzir custos não é opção, é essencial, nos atuais dias.
E com certeza a transportadora necessitará ter informações das operações de transportes para remunerar os carregadores, descarregadores, coordenadores, operadoras de pedágios, os fornecedores de pneus, oléo diesel, oficinas mecâncias e todos os demais insumos. Sem falar do conjunto de informações que a transportadora tem que gerar para os governos, como SPED Fiscal, CIOT, declarações e todo o conjunto de informações tributárias do negócio.
Não vai ser diferente, na necessidade de ter num bom ERP usado pela transportadora, toda a integração com o setor de controladoria e opções de poder criar e simular cenários, gerando em tempo real informações simuladas e reais para análise e tomada decisão (Business Intelligence), que o gestor de uma transportadora necessita e vivencia todos os dias neste mercado globalizado.
Bom, começamos falando do que simplesmente é o CT-e, mas deu para gente ver que sem um bom ERP, ou software de gestão para o transporte, qualquer operador logístico, seja ele dono de apenas um caminhão, ou nem mesmo ter um caminhão ou uma grande transportadora, vai com certeza, patinar, patinar e vai derrapar na pista, por falta de integração, unicidade, acurácia e um conjunto confiável de informações para gerir seu negócio.
Muitos transportadores dizem que um ERP é caro, e é mesmo se não souber escolher e por para usar na prática. Mas como o velho ditado nos ensina: “O BARATO AS VEZES SAI CARO” e para arrematar o outro ditado popular que diz que “CARO É AQUILO QUE VOCÊ COMPRA E NÃO USA”. Use o bom senso, você sempre terá o que você pagar!
Não tem mágica, muitos transportadores, principalmente o pequeno ou aquele que está crescendo (e as vezes desordenado) gasta adquirindo os melhores caminhões, os melhores pneus, o melhor diesel e das melhores qualidades, e quer gastar uma micharia com um ERP que vai resolver seus problemas e proporcionar sua empresa crescer, aumentar sua frota, atender mais clientes, ser mais competitiva e poder exigir ainda mais qualidade e marcas? Não vai funcionar! As empresas de softwares também têm custos altos para desenvolver, criar, manter e remunerar suas equipes. E se o transportador quer um ERP bom, precisa remunerar no mesmo peso.
Como sei que você é inteligente, vai tomar as decisões certas e escolher um excelente software de gestão, um ERP que irá além de simplesmente emitir CT-e, e isto tem até de graça ou baratinho; integrar, eliminar redundâncias (repetições), aumentar a acurácia (precisão) e promover uniformidade que permitirá ao seu negócio expandir degrau a degrau de forma sólida, mas numa velocidade sempre crescente. Você vai sair do “escuro”, do “vamos ver no que dá”, da subsistência empresarial e passar para uma empresa de processos que irão sempre evoluir.
Um abração e muito sucesso!
