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Por se tratar de uma ferramenta muito fácil de usar, o 5W2H acaba solucionando problemas que seriam de difícil compreensão em questão de segundos. Qualquer pessoa, do simples ao mais graduado, consegue utilizar esta ferramenta para planejar, controlar e executar com eficiência um projeto e atividades.
O objetivo principal desta planilha é responder a 5 perguntas que se iniciam com a letra W e a duas perguntas que se iniciam com a letra H. Ficou pensando quais palavras da língua portuguesa se iniciam com W e H? Deve ter percebido que poucas, não é mesmo?
Isso porque, a planilha foi inicialmente criada em inglês e, portanto, as 7 perguntas feitas estão com as iniciais originais e é por isso que o nome fica assim: 5W2H. Mas fique tranquilo, pois aqui trataremos de solucionar essas traduções da forma mais simples possível.
A planilha 5W2H possui 5 perguntas que começam com a letra W e 2 perguntas que começam com a letra H. Com as respostas para essas perguntas em mãos, você e sua equipe de gestores poderão traçar planos de ação imediata. Veja como funciona:
A primeira pergunta é “What?”, que em português significa “O quê?”. Isto é, Preciso fazer o quê?
Por exemplo: tenho uma empresa de transportes de entregas de mercadorias e vejo que há a possibilidade de fechar um novo contrato para fretes, já que tenho motorista parado e caminhão na garagem. Logo:
Preciso fazer o quê?
Resposta: Preciso fechar um novo contrato de fretes.
Preciso realizar esta tarefa por quê?
Resposta: Preciso fechar este novo negócio para aumentar o caixa da transportadora e para que não fique caminhão e motorista parados na empresa.
Ao responderem a esta segunda pergunta, é muito provável que você e sua equipe de gestores decidam ou continuar ou já pararem por aqui. O motivo é que, neste momento, pode ser que vocês já percebam que é inviável ou desnecessário executar essa tarefa.
No entanto, caso consigam responder a essa segunda pergunta e percebam que ela está totalmente em conformidade com a primeira, prossigam.
Onde essa atividade se encaixa ou onde ela será desenvolvida?
Resposta: Essa atividade [fechar um novo contrato de fretes] deve ser:
– discutida no escritório de reuniões da transportadora;
– executada na sala de ligações do setor comercial; e
– publicada em anúncios pagos em 3 redes sociais.
Sendo assim, enquanto esse escritório de reuniões estiver vazio, os anúncios com esse objetivo não forem criados, ou enquanto os telefonistas da empresa não estiverem desempenhando as cold calls (que são ligações frias oferecendo o serviço), significa que esse objetivo atual da empresa está estagnado.
Quando essa tarefa precisará ser executada?
Resposta: Um novo contrato de fretes precisa ser fechado em até, no máximo, dois meses.
Ou seja, minha transportadora tem certa urgência nesta negociação. Sendo assim, vale a pena dedicar tempo e colaboradores operando exclusivamente para que se cumpra essa atividade específica.
Quem está envolvido nessa tarefa?
Resposta: A equipe do setor comercial da empresa, incluindo o gestor de vendas, o responsável pelo marketing e o auditor.
Ou seja, dentro deste período de tempo, não é interessante “emprestar” o gestor de vendas, por exemplo, para um outro trabalho paralelo em que outros colaboradores aleguem “precisar dele”.
Isso porque, a dedicação dos envolvidos nessa tarefa deve estar exclusivamente voltada ao cumprimento desta planilha 5W2H em específico, e não em outras planilhas que estejam sendo desenvolvidas paralelamente (a menos que, de forma organizada e pensada, haja algum colaborador alocado também nessas outras planilhas sincronizadamente).
Como esta atividade acontecerá?
Resposta: Ela acontecerá mediante ligações frias (“cold calls”), em que os colaboradores do setor comercial entrarão em contato com os leads por telefone. Concomitantemente, os anúncios ficarão rodando nas redes sociais da empresa.
Quanto custará o desenvolvimento deste projeto?
Resposta: Essa atividade custará (além dos habituais salários dos colaboradores envolvidos) o valor das ligações que serão feitas, que pelo plano de telefone sairão por R$250,00 ao mês (ou seja, R$500,00 em dois meses); somados aos R$5 000,00 de investimentos em anúncios pagos nas 3 redes sociais ao mês (R$10 000 em dois meses). Sendo assim, nos dois meses o valor total não deverá exceder R$10 500,00.
E você pode colocar neste campo também, a quantidade de horas que irá gastar, caso seu produto seja um serviço, ou tenha dificuldades em precificar o item.
Geralmente, a ferramenta 5W2H é descrita em uma planilha, para facilitar ainda mais a visualização das tarefas.
Veja como é prático neste vídeo com menos de 2 minutos de duração, que o Gustavo Venâncio, especialista da Vilesoft fez para você, sobre o 5W2H:
Quais são as vantagens do uso da planilha 5W2H?
Com essa ferramenta, sua empresa contará com uma maior organização dos dados e os colaboradores envolvidos em cada atividade não terão dúvidas do lugar exato em que deverão atuar.
Além de contar com a planilha 5W2H, é muito importante que sua transportadora invista também em um bom software de gestão de transportes. Há uma variedade imensa de softwares de gestão na internet, muitos que prometem o impossível…
